Lun - Vin 8.00 - 16.00
Sâmbătă, Duminică ÎNCHIS
Str. Mircea cel Bătrân nr 119
Ploiești, PRAHOVA
Intrebari Frecvente
Resurse Arhiserv
Pentru servicii profesionale in domeniul depozitarii si arhivarii documentelor apelati la servicii profesionale oferite de ArhiServ.
Cine poate pastra documente in arhiva ArhiServ?
In arhiva ArhiServ pot pastra documentele persoanele fizice sau juridice, indiferent de forma de proprietate si organizare, care isi desfasoara activitatea pe teritoriul Romaniei sau in exterior, in conditiile respectarii legislatiei interne si internationale.
De ce este necesara externalizarea arhivei si a serviciilor de arhivare catre ArhiServ?
Necesitatea externalizarii arhivei si a serviciilor de arhivare este impusa de:
- reducerea costurilor privind exploatarea spatiilor de arhiva si chiar o crestere a profitabilitatii utilizarii acestora prin schimbarea destinatiei catre activitati generatoare de profit;
- eficientizarea muncii de echipa prin reducerea timpului de regasire si partajare a documentelor;
- asigurarea unui nivel de securitate si siguranta superioare pentru pastrarea documentelor;
- depozitarea si arhivarea documentelor in conditii impuse de respectarea legislatiei si a normelor in vigoare in domeniul arhivisticii si al organizarii depozitelor de arhiva.
Ce costuri implica depozitarea documentelor in depozitele specializate exploatate de ArhiServ?
In principiu, costurile implicate sunt adiacente etapelor care trebuie parcurse pentru arhivarea si depozitarea corespunzatoare a documentelor. Evident regasim costuri legate de pregatirea si arhivarea documentelor, costuri legate de preluarea si manipularea acestora, costuri legate de depozitare si de punerea la dispozitie a documentelor arhivate. Insa, datorita optimizarii si specializarii serviciilor ArhiServ, suma totala a acestor costurilor este cu mult mai mica, uneori si cu pana la 50%, decat suma costurilor generate de administrarea individuala a arhivei de catre dumneavoastra. Deoarece fiecare client individual este un caz particular, costurile exacte pot fi stabilite doar in urma unei analize pertinente, gratuite, efectuate de echipa ArhiServ, pe care va rugam sa o contactati.
Ce se poate arhiva si depozita in arhiva ArhiServ?
Din punct de vedere material, avand in vedere caracterul dual, fizic/electronic, al arhivei ArhiServ, in aceasta se pot depozita documente in format fizic si electronic, care nu pun in pericol sanatatea si mediul. Nu exista restrictii privind categoriile si tipurile de documente ce pot fi arhivate.
Care este limita minima si limita maxima a cantitatii de documente depozitate?
Cantitatea minima de documente care se pot depozita in arhiva ArhiServ este de 12 cutii de arhiva, documente in format A4. Puteti stoca si mai putine documente, dar aceasta este cantitatea minima pentru care se va emite factura. Nu exista o limitare a cantitatii maxime ce poate fi depozitata, existand posibilitati de extindere a depozitelor actuale si respectiv a capacitatii de stocare in cazul arhivarii electronice.
Pe ce perioada se pot pastra documentele in arhiva ArhiServ?
Termenul de pastrare al documentelor este precizat in legislatia actuala pentru fiecare categorie si tip de document in parte. In urma analizei efectuate de echipa ArhiServ se va determina termenul de pastrare pentru fiecare document aflat in arhiva dumneavoastra. Termenul de pastrare poate ajunge si poate depasi si 100 de ani. Depozitele ArhiServ, sunt special concepute si dotate astfel incat sa ofere garantia atingerii acestor termene de pastrare, fara implicatii majore. Fara indoiala, cele mai noi tehnologii integrate deja, precum si tehnologiile viitoare pentru care ArhiServ isi manifesta in permanenta disponibilitatea integrarii, vor creste gradul de siguranta si de exploatare a arhivei pe termen lung, oferind conditii optime pastrarii documentelor dumneavoastra.
Cum este asigurata trasabilitatea documentelor dumneavoastra?
Pentru managementul si gestiunea arhivei, ArhiServ foloseste un sistem software/hardware specializat. Unitatile arhivistice gestionate sunt cutii, dosare si documente. Facilitatea inregistrarii si urmaririi comenzilor on-line, chiar de catre dumneavoastra, precum si un sistem de urmarire bazat pe tehnologia codurilor de bare, asigura in mod transparent trasabilitatea si istoricul documentelor dumnevoastra.
Cum pot fi consultate documentele din arhiva ArhiServ?
Indiferent de starea materiala a documentului, fizic sau electronic, este necesara inregistrarea unei comenzi on-line pentru procesarea solicitarii. Aceasta comanda poate fi inregistrata chiar de dumneavoastra sau la cerere de catre un operator. Cererea catre operator poate fi transmisa prin e-mail sau fax. Nu se pot transmite cereri de consultare prin telefon. Odata cererea inregistrata, urmand fluxul de confirmari/aprobari, conform conditiilor de punere la dispozitie, obtineti accesul la documentul solicitat. Puteti, de asemenea, utiliza serviciul nostru “Transmisii fax sau e-mail”, prin care documentul fizic solicitat este scanat si transmis catre dumneavoastra de catre operatorul ArhiServ, in mod securizat.
Cum este asigurata siguranta documentelor dumnevoastra?
Depozitele ArhiServ sunt echipate conform celor mai noi cerinte si norme in domeniul arhivarii. Se regasesc aici instalatii automate de prevenire si stingere a incendiilor, instalatii de monitorizare video 24/24, control acces, umiditate si temperatura. Accesul la informatiile si documentele electronice se efectueaza prin conexiuni securizate pe baza de parola sau token de acces. In plus, toate documentele care sunt stocate in arhiva ArhiServ sunt semnate electronic atat pentru a asigura neschimbarea si autenticitatea cat si pentru a impiedica accesul neautorizat la informatia continuta.
Ce reprezinta si cum se efectueaza selectionarea documentelor?
Indiferent de forma materiala a documentului, la expirarea termenului de pastrare, documentul poate fi distrus. Operatia de identificare si evidentiere a documentelor cu termene de pastrare ajunse la final, se numeste selectionare. Sistemul de gestiune si management al arhivei va transmite periodic situatia documentelor care fac obiectul selectionarii.
Ce se intampla cu documentele selectionate?
Pentru documentele electronice, selectionate, si care au termenul de pastrare depasit, se va proceda la stergerea definitiva a acestora din arhiva electronica, eliberand spatiul de stocare aferent. Pentru documentele fizice selectionate, Arhiserv va pune la dispozitie serviciul de Distrugere si maruntire securizata a documentelor, urmat de valorificarea avantajoasa a reziduurilor rezultate, in conformitate cu normele de protectie a mediului.