Servicii de Legatorie documente

Arhivare fizica

Anual, documentele se grupează în dosare, potrivit problemelor şi termenelor de păstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.

documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau, în cazuri speciale, după alte criterii (alfabetic, geografic etc.); când în constituirea dosarului se foloseşte ordinea cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele mai noi dedesubt;
se îndepărtează acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele.
documentele din fiecare dosar se leagă în coperte de carton, în aşa fel încât să se asigure citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor;
dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250 – 300 file; în cazul depăşirii acestui număr, se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar;
filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus, cu creion negru; în cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul 1 (unu) pentru fiecare volum;
pe coperta dosarului se înscriu: denumirea unităţii şi a compartimentului creator, numărul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de început şi de sfârşit, numărul de file, volumul şi termenul de păstrare;
pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului, sau pe prima pagină nescrisă a registrelor şi condicilor, lucrătorul de Ia compartimentul creator al dosarului face următoarea certificare: „Prezentul dosar (registru, condică) conţine … file”, în cifre şi , între paranteze, în litere, după care semnează şi pune data certificării.