Revizia / selectionarea documentelor

Documentele constituite de creator pe probleme şi termene de păstrare ocupă an de an spaţii de depozitare şi solicită însemnate fonduri băneşti pentru conservarea şi evidenţa lor. Termenele de păstrare la creator se stabilesc în raport de valoarea ştiinţifică sau utilitatea practică a documentelor. Interesul practic este limitat la un număr de ani de 3, 5, 10, 15, 20 etc, timp în care documentele pot servi ca sursă de informare şi de documentare pentru activitatea creatorului, dar pot să fie şi mai lungi (de 30, 50 sau 100 de ani) dacă documentele au o valoare practică îndelungată (ex.: arhivele de personal, de plata retribuţiei ş.a).

Legislaţia arhivistică prevede că în cadrul fiecărei unităţi creatoare şi deţinătoare de documente să funcţioneze câte o comisie de selecţionare numită prin decizia sau ordinul conducătorului unităţii respective. Ea este compusă din preşedinte, secretar şi un număr impar de membri, numiţi din rândul specialiştilor proprii, reprezentând principalele compartimente de arhivă. Şeful compartimentului de arhivă este de drept secretarul comisiei de selecţionare. Membrii comisiei de selecţionare trebuie să fie numiţi din rândul specialiştilor cu experienţă care prin pregătirea, discernământul, privirea de ansamblu asupra muncii din domeniul respectiv, să fie în măsură să hotărască asupra importanţei informaţiilor cuprinse în documente.

Pentru selecţionarea corectă este necesară cercetarea integrală a documentelor şi a inventarelor lor, indiferent de termenul de păstrare actual, pentru a se crea privirea de ansamblu asupra documentelor existente şi a informaţiilor pe care le cuprind. Altfel există riscul de a distruge documente care nu mai pot fi recuperate. Formalismul, superficialitatea, incompetenţa pot duce la pierderi irecuperabile de documente.