Beneficiile externalizarei arhivei cu ArhiServ

Conform ultimelor reglementari, arhivarea documentelor financiar-contabile este obligatorie pentru toate companiile pentru o perioada chiar si de 50-100 de ani. Documentele pot fi arhivate in arhiva proprie sau la o firma ce ofera servicii de arhivare documente. De ce este recomandata externalizarea arhivarii?

Arhivarea presupune mai mult decat impachetarea documentelor si organizarea lor in dosare si cutii.

Specialistii in arhivare si depozitare a documentelor urmeaza un process operational, trecand prin urmatorele etape:

Evaluarea arhivei la sediul dumneavoastra: documentele sunt evaluate si analizate in functie de tipul de document, necesitatea pastrarii si termenele legale de pastrare. Documentele expirate sau cele ce nu necesita depozitare, pot fi distruse, lucru ce poate duce la eficientizarea costurilor inca din prima etapa.

Organizarea arhivei: sortarea si impachetarea documentelor in cutii de arhivare standardizate, dupa criterii precum: tip document, functie de department, anul crearii documentului, etc.

Transportul in siguranta: Odata organizata, arhiva este transportata in conditii de siguranta maxima la un centru specializat, proiectat si construit pentru depozitare.

Depozitare: Arhivele sunt in siguranta, fiecare cutie fiind inregistrata in baza de date cu un termen de pastrare, respectand cerintele legale specifice. Depozitarea asigura accesul rapid la orice inregistrare, datorita unei logistici impecabile oferita de ArhiServ.

Pentru mai multe detalii despre serviciile oferite de ArhiServ, va rog sa ne contactati la: 0040 757.329.670