Care sunt termenele de pastrare a documentelor in arhiva?

Potrivit Legii Arhivelor Naționale, creatorii și deținătorii de documente sunt obligați să înregistreze și să țină evidența documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum și a celor ieșite, în condițiile legii, pe o perioadă de până la 100 de ani.

Același act normativ precizează persoanele cărora le revine această obligativitate, respectiv:

• Societățile comerciale, societățile/companiile naționale, regiile autonome, institutele naționale de cercetare-dezvoltare, societățile cooperatiste și celelalte persoane juridice
• Instituțiile publice, asociațiile și celelalte persoane juridice cu și fără scop patrimonial
• Subunitățile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, care aparțin persoanelor menționate mai sus, cu sediul în România, precum și subunitățile fără personalitate juridică din România care aparțin unor persoane juridice cu sediul în străinătate
• Organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevăzute în legislația pieței de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat și alte entități organizate pe baza Codului civil
• Persoanele fizice care desfășoară activități producătoare de venituri

Perioada de păstrare a documentelor este reglementează de Legea Arhivelor Naționale (16/1996), de Legea Contabilității (82/1991),de OMEF 3512/2008 privind normele metodologice de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile, precum și de Codul Fiscal.

Cât timp se păstrează documentele contabile în arhivă?

OMEF 3512/2008 și Codul Fiscal stabilesc termene de păstrare a documentelor contabile de la 5 la 10 de ani, în funcție de tipul lor.
Următoarele documente contabile pot fi păstrate pe o perioadă de 5 ani, dacă necesitățile proprii ale unității nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare:

• Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinării TVA deductibile (conform art. 149 alin.(6) din Codul Fiscal)
• Notele de recepție și constatare de diferențe
• Bonurile de primire în consignație
• Bonurile de predare, transfer, restituire
• Bonurile de consum (inclusiv bonurile de consum colectiv și fișele limită de consum)
• Dispozițiile de livrare
• Fișele de magazie (inclusiv cu două unități de masură)
• Listele de inventariere (inclusiv pentru gestiuni global-valorice)
• Chitanțe (inclusiv pentru operațiuni în valută)
• Dispoziții de plată/încasare către casierie
• Deconturi pentru operațiuni în participație
• Ordine de deplasare (delegație, inclusiv în străinătate)
• Deconturi de cheltuieli (pentru deplasări externe)
• Deconturi de cheltuieli valutare (transporturi internaționale)
• Note de debitare-creditare
• Extrase de cont
• Borderouri de primire a obiectelor în consignație
• Borderouri de ieșire a obiectelor în consignație
• Jurnale privind operațiuni diverse (pentru deconturi sintetice)
• Fișe decont pentru operațiuni diverse (în valută și în lei)
• Documente cumulative
• Decizii de imputare
• Angajamente de plată

Conform prevederilor OMEF 3512/2008 și Legii Contabilității, următoarele documente trebuie păstrate pe o perioadă de 10 ani de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite:

• Registrele și documentele justificative contabile, cu excepția documentelor specificate mai sus
• Registrul-jurnal
• Registrul-inventar
• Registrul Cartea Mare
• Situațiile financiare anuale

În cazul documentelor financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de 10 ani, OMEF 3512/2008 prevede o perioada de păstrare egală cu perioada de utilizare a bunurilor.