Administratie publica locala si generala

Fiecare dintre entitatile enumerate prezinta atat prin specificul activitatii desfasurate cat si prin modul de organizare cazuri particulare in ceea ce priveste arhivarea si managementul documentelor.

Din acest motiv, solutiile privind arhivarea si managementul documentelor furnizate de ArhiServ, urmeaza un traseu standard pana la un anumit punct, dupa care, acestea sunt particularizate in functie de nevoile si solicitarile acestora.

Specifice domeniului administratiei publice si locale sunt documente privind fisele contribuabililor, documente justificative, chitante, declaratii de venit, declaratii pe propria raspundere, acte ale organelor de control, corespondenta, contracte de diverse tipuri, imputerniciri, delegari, procuri, procese verbale, documentatii tehnice, studii si cercetari, analize si buletine statistice, alte documente.

Indiferent de care din aceste documente este vorba, entitatile administratiei publice si locale trebuie sa livreze documentele catre solicitanti, catre personalul propriu sau organele de control, aproape instant si cu inregistrari exacte.

Din acest motiv pentru aceste entitati, arhivarea fizica sau electronica, executata in mod profesional, reprezinta o alegere necesara si obligatorie pentru desfasurarea activitatii specifice in contextul provocarilor tehnologice actuale.

In ambele situatii entitatile administratiei publice si locale mentionate trebuie sa se asigure ca pot furniza in timp util si corect documentele solicitate.

Acesta este un proces critic si strict controlat, pe care ArhiServ la implementat cu succes, iar experienta acumulata este definitorie in abordarea unor noi parteneriate de afaceri cu entitatile din domeniul administratiei publice si locale.

Evolutia si dinamica tehnologiei IT obliga entitatile din domeniul administratiei publice si locale la costuri enorme in ceea ce priveste achizitia de hardware, licente software, instruirea personalului si cheltuieli de implementare.

Serviciile de arhivare si managementul documentelor intra si ele in aceasta categorie iar externalizarea acestora catre ArhiServ este una din cele mai optime solutii.

Alaturi de economia adusa de reducerea cheltuielilor investitionale apare si o componenta rezultata din reducerea cheltuielilor legate de inchirierea si intretinerea si operarea spatiilor in care se afla arhivele acestor institutii.

Relocarea acestor arhive catre arhiva detinuta de ArhiServ este un proces firesc si se poate desfasura atat pentru documentele activitatii curente cat si pentru documentele istorice.

Pe de alta parte solutia informatica pentru managementul documentelor dezvoltata de ArhiServ aduce transparenta totala in comunicatia interdepartamentala a organizatiei.
Modelarea fluxului informational al organizatiei in aplicatie face posibila comunicarea si transmiterea directa a oricarui tip de document intre departamente, fara intarzieri si fara cheltuieli suplimentare.

Este un avantaj competitional incontestabil acela de a regasi rapid documente fizice si electronice in acelasi loc, de a putea efectua rapid comenzile pentru servicii de arhivare, on-line, de a controla modul de acces la documente.